Den digitale bogføringslov er en ny lovgivning, der skal modernisere og digitalisere bogføringspraksis i danske virksomheder. Loven stiller krav til, hvordan virksomheder håndterer bogføring digitalt, med fokus på sikkerhed, tilgængelighed og effektivitet. I denne blog gennemgår vi, hvad loven indebærer, hvilke krav den stiller, og hvordan virksomheder bedst kan forberede sig.
Hvad er den digitale bogføringslov?
Den digitale bogføringslov er en del af regeringens strategi for at digitalisere erhvervslivet. Loven kræver, at virksomheder bruger digitale løsninger til at opbevare og administrere deres regnskaber. Målet er at sikre, at data er let tilgængelige, korrekt beskyttet og nemt kan deles med myndighederne, såsom Skattestyrelsen. Men hvad er kravene egentlig?
- Digital opbevaring af bilag: Alle bilag skal opbevares digitalt. Fysiske bilag skal scannes eller udstedes digitalt fra starten.
- Sikkerhed og adgangskontrol: Virksomheder skal sikre, at deres bogføringssystemer har passende sikkerhedsforanstaltninger.
- Automatiserede processer: Loven opfordrer til brug af automatisering for at reducere fejl og øge effektiviteten.
- Tilgængelighed: Bogføringsdata skal være let tilgængelige for revisorer og myndigheder.
Digital opbevaring af bilag
Ifølge Accountviews Håndbog 2024 kræver loven, at alle bilag opbevares digitalt. Virksomheder skal sikre, at deres bogføringssystemer understøtter digital opbevaring af fakturaer, kvitteringer og andre dokumenter. Fysiske bilag skal digitaliseres gennem scanning, og det digitale format skal opretholdes i hele opbevaringsperioden, som normalt er fem år. Loven specificerer også, at bilagene skal være let tilgængelige og organiserede.
Sikkerhed og adgangskontrol
Den digitale bogføringslov stiller strenge krav til sikkerheden af de systemer, der anvendes til bogføring. Ifølge loven skal virksomhederne beskytte mod uautoriseret adgang og datatab. Dette kan inkludere brug af avancerede adgangskontroller, såsom to-faktor-godkendelse, samt regelmæssige sikkerhedskopier af data. Accountviews Håndbog 2024 anbefaler, at virksomheder implementerer sikkerhedsprotokoller, der overholder de nyeste standarder.
Automatiserede processer
Loven opfordrer virksomheder til at bruge automatiserede bogføringsprocesser, hvor det er muligt. Automatisering kan omfatte brug af software til at kategorisere transaktioner, generere regnskaber og sende påmindelser om fakturaer. Formålet er at minimere risikoen for menneskelige fejl og sikre en mere præcis bogføringsproces. Accountviews Håndbog 2024 nævner, at brugen af automatisering kan hjælpe virksomheder med at opfylde lovens krav om rettidig og korrekt bogføring.
Tilgængelighed af data
Et af hovedmålene med den digitale bogføringslov er at sikre, at bogføringsdata altid er let tilgængelige. Dette gælder både for virksomhedens interne brugere og for eksterne myndigheder. Bogføringssystemer skal derfor kunne tilgås hurtigt, og data skal kunne deles på en måde, der gør det nemt for revisorer og skattemyndigheder at foretage kontrol. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 er det vigtigt, at virksomheder vælger løsninger, der opfylder kravene til tilgængelighed og dataudveksling.
Implementering af den digitale bogføringslov i din virksomhed
Overgangen til digital bogføring kan virke som en udfordring. Med de rette værktøjer og strategier kan din virksomhed dog opfylde kravene uden større problemer. Det første skridt er at vælge et digitalt bogføringssystem, der opfylder alle lovkravene. Derefter bør virksomheden gennemgå sine processer for at identificere områder, der kan automatiseres eller forbedres. Accountviews Håndbog 2024 tilbyder vejledning i, hvordan virksomheder kan tilpasse sig disse nye krav og optimere deres bogføringspraksis.
Konklusion
Den digitale bogføringslov er et vigtigt skridt mod en mere moderne bogføringspraksis i Danmark. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 er det afgørende for virksomheder at forstå og implementere lovens krav til digital opbevaring, sikkerhed, automatisering og tilgængelighed. Ved at overholde disse regler kan virksomheder sikre sig mod sanktioner og opnå en mere effektiv bogføringsproces. For yderligere hjælp og vejledning om, hvordan din virksomhed kan tilpasse sig den digitale bogføringslov, kan du downloade vores håndbog eller kontakte Alexander for personlig rådgivning.
