Håndtering af regnskabsbilag er en grundlæggende del af bogføringsloven, der sikrer, at alle transaktioner i virksomheden er dokumenteret korrekt. Bilagene er vigtige for at opretholde en sund økonomisk styring og sikre, at virksomheden overholder skattereglerne. I denne blog vil vi forklare de gældende regler for regnskabsbilag, og hvordan du sikrer, at din virksomhed overholder disse krav.
Regler for regnskabsbilag: Hvad skal bilag indeholde?
Ifølge bogføringsloven skal der være bilag på alle økonomiske transaktioner i virksomheden. Disse bilag fungerer som dokumentation for køb, salg og andre bevægelser i virksomheden. Et korrekt regnskabsbilag skal indeholde følgende oplysninger for at overholde reglerne for regnskabsbilag:
- Fakturadato: Datoen for udstedelse af bilaget.
- Fakturanummer eller bonnummer: Hvert bilag skal være nummereret unikt.
- Sælgers oplysninger: Sælgers navn, adresse og CVR-/SE-nummer.
- Beskrivelse af varen eller tjenesten: En klar og tydelig beskrivelse af det, der er blevet købt eller solgt.
- Momsbeløb: Momsbeløbet skal specificeres, hvis transaktionen er momspligtig.
- Leveringsdato: Hvis leveringsdatoen er anderledes end fakturadatoen, skal den også fremgå.
At sikre, at alle disse oplysninger er inkluderet, er vigtigt i forhold til regnskab, da det hjælper med at holde orden i regnskabet og overholde kravene i loven.
Digital opbevaring af bilag
Med den nye digitale bogføringslov er det et krav, at alle bilag opbevares digitalt. Papirbilag skal scannes og opbevares elektronisk for at knytte dem til de relevante transaktioner. Dette gør det nemmere at holde styr på virksomhedens regnskaber og sikrer, at bilagene er tilgængelige ved eventuel kontrol. Læs mere om digital bilagshåndtering på Digitaliseringsstyrelsen.
Hvilke bilag er ikke gyldige?
Nogle typer bilag accepteres ikke som dokumentation for regnskabet. Dette inkluderer:
- Bankkontoudtog: Kan ikke bruges alene som dokumentation for en transaktion.
- Screenshots: Skærmbilleder fra telefoner eller computere er ikke gyldige som bilag.
- Utydelige bilag: Hvis et bilag er uklart eller utydeligt, kan det ikke bruges som gyldigt bevis for en transaktion.
For at undgå problemer er det vigtigt at sikre, at alle bilag er klare og let læselige.
Hvor længe skal regnskabsbilag opbevares?
Ifølge bogføringsloven skal regnskabsbilag opbevares i mindst 5 år efter regnskabsårets afslutning. Dette gælder både for fysiske og digitale bilag. Ved at opbevare bilag korrekt, sikrer du, at din virksomhed er i overensstemmelse med loven og klar til eventuel revision. Du kan læse mere om kravene til bilag på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Integration af digitale løsninger til bilagshåndtering
En effektiv måde at sikre korrekt opbevaring af bilag er ved at bruge digitale bogføringsprogrammer som E-conomic eller Kontolink, som automatisk organiserer og gemmer bilagene korrekt. Dette gør det nemmere at opfylde kravene i bogføringsloven og effektivisere virksomhedens økonomistyring.
Hvordan sikrer du overholdelse af reglerne for regnskabsbilag?
For at sikre, at du overholder alle regler for regnskabsbilag, skal du sørge for, at dine bilag er korrekte, og at de opbevares digitalt i mindst 5 år. Brug af godkendte bogføringsprogrammer og opdatering af bilagshåndteringen kan hjælpe dig med at sikre, at du altid har styr på din dokumentation. Ved at følge disse retningslinjer og implementere digitale løsninger kan du sikre, at du opfylder alle kravene i lovgivningen.
Konklusion
Korrekt håndtering af regnskabsbilag er en nøglefaktor for at overholde bogføringsloven. Ved at sikre, at dine bilag er korrekte og opbevares digitalt, kan du undgå sanktioner og forbedre din virksomheds økonomistyring. Hvis du vil lære mere om, hvordan du sikrer korrekt bilagshåndtering, kan du Download Håndbogen eller kontakte Alexander for personlig rådgivning.
