Når du driver virksomhed, er det vigtigt at kunne dokumentere dine indtægter og udgifter korrekt. Fakturabilag spiller en central rolle i din bogføring, da de fungerer som bevis for dine økonomiske transaktioner. Men hvilke typer fakturabilag er gyldige? Det er et spørgsmål, mange virksomhedsejere stiller sig, da der er strenge krav til, hvordan bilag skal udformes og opbevares for at være gyldige i henhold til bogføringsloven.
Hvilke typer fakturabilag er gyldige?
For at være gyldige skal fakturabilag opfylde en række krav til indhold og form. Fakturaer og bilag skal dokumentere, at der har fundet en reel økonomisk transaktion sted, og de skal være udført korrekt for at blive anerkendt af myndighederne. Her er de mest almindelige typer gyldige fakturabilag:
- Salg fakturaer: En faktura, der dokumenterer salg af varer eller ydelser til kunder. Denne type bilag skal indeholde vigtige oplysninger som fakturanummer, dato, CVR-nummer, momsbeløb og en detaljeret beskrivelse af de leverede varer eller ydelser.
- Købsfakturaer: Fakturaer fra leverandører, der dokumenterer køb af varer eller tjenester, som din virksomhed har brugt. Disse fakturaer skal også indeholde leverandørens CVR-nummer, dato og momsbeløb for at kunne give dig mulighed for at trække momsen fra.
- Kreditnotaer: Hvis en faktura er blevet annulleret eller ændret, udstedes der en kreditnota. Den fungerer som en “negativ” faktura, der regulerer det oprindelige beløb. En gyldig kreditnota skal henvise til den oprindelige faktura og indeholde samme oplysninger.
- Kvitteringer: Mindre køb eller udgifter, som ofte betales kontant eller med kort, kan dokumenteres med kvitteringer. For at være gyldige skal kvitteringer indeholde dato, beløb, moms og en kort beskrivelse af købet.
- Elektroniske fakturaer: Digitale bilag er blevet normen i mange virksomheder. Disse skal overholde samme krav som fysiske bilag for at være gyldige, og de skal kunne opbevares sikkert i minimum fem år.
Vil du vide mere om, hvad der gør et bilag gyldigt? Erhvervsstyrelsen har en detaljeret vejledning om faktura- og bogføringskrav.
Krav til indholdet af gyldige fakturabilag
For at dine fakturabilag er gyldige, skal de som nævnt opfylde bestemte krav. Her er nogle af de oplysninger, der skal fremgå af dine bilag:
- Fakturaens udsteder og modtager med CVR-nummer.
- Fakturanummer og dato for udstedelse.
- En beskrivelse af de leverede varer eller ydelser.
- Momsbeløbet angivet separat.
Hvis disse oplysninger ikke er med på fakturaen, risikerer du, at bilaget ikke bliver anerkendt, og du kan få problemer ved revision eller kontrol.
Hvordan opbevarer du dine fakturabilag korrekt?
Det er ikke kun vigtigt, at bilagene er gyldige, men også at de opbevares korrekt. I dag er digital bogføring normen, og det er vigtigt at sikre, at dine elektroniske bilag opbevares sikkert og i et format, der kan fremvises ved kontrol. Alle bilag skal gemmes i mindst fem år.
Hos AccountView kan du få hjælp til digital bogføring og sikker opbevaring af dine fakturaer og bilag.
Konsekvenser ved ugyldige bilag
Hvis du ikke opbevarer gyldige bilag, eller hvis dine fakturaer mangler nødvendige oplysninger, kan det få alvorlige konsekvenser for din virksomhed. Du risikerer at miste momsfradrag eller at blive pålagt bøder ved en eventuel kontrol. Sørg derfor altid for at kontrollere, at dine fakturabilag overholder de gældende regler.
Konklusion
For at opretholde korrekt bogføring skal du sørge for, at dine fakturabilag er gyldige og opfylder lovgivningens krav. Uanset om det er en salg faktura, købsfaktura, kreditnota eller kvittering, skal de indeholde de nødvendige oplysninger og opbevares i mindst fem år. Download vores gratis håndbog for at lære mere om korrekt bogføring, eller kontakt Alexander for personlig rådgivning.
