Når du som virksomhedsejer foretager køb til din virksomhed, er det vigtigt at kunne dokumentere disse udgifter korrekt. Købsbilag fungerer som bevis for dine transaktioner, og det er afgørende, at de overholder reglerne for at kunne bruges i bogføringen og ved momsfradrag. Men hvilke typer købsbilag er gyldige?
Hvilke typer købsbilag er gyldige?
Et gyldigt købsbilag kan være en faktura, kvittering eller kreditnota, der opfylder bogføringslovens krav. Her er de mest almindelige typer købsbilag, der betragtes som gyldige:
- Faktura fra leverandører: Den mest almindelige form for købsbilag er en faktura fra leverandøren, som dokumenterer købet af varer eller ydelser. For at være gyldig skal fakturaen indeholde:
- Leverandørens navn og CVR-nummer.
- Din virksomheds navn og adresse.
- Fakturanummer, udstedelsesdato, og en beskrivelse af de købte varer eller ydelser.
- Momsbeløbet angivet separat.
- Kvitteringer: Ved mindre køb, som f.eks. køb af kontorartikler eller brændstof, kan en kvittering fra butikken være et gyldigt bilag. For at kvitteringen er gyldig, skal den indeholde:
- Dato og tidspunkt for købet.
- Butikkens navn og CVR-nummer.
- Det betalte beløb, herunder moms.
- Kreditnotaer: Hvis du returnerer varer eller får en reduktion i prisen, udsteder leverandøren en kreditnota, som skal indeholde samme oplysninger som en faktura. En gyldig kreditnota skal referere til den oprindelige faktura og justere det beløb, du tidligere har betalt.
- Elektroniske købsbilag: I dag foregår mange køb digitalt, og elektroniske fakturaer og kvitteringer er også gyldige, så længe de overholder de samme krav som fysiske bilag. De skal opbevares sikkert og være tilgængelige ved kontrol fra myndighederne.
Vil du lære mere om, hvad der gør et købsbilag gyldigt? Du kan finde detaljerede oplysninger på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Krav til gyldige købsbilag
For at være gyldige skal købsbilag indeholde bestemte oplysninger. Uanset om det er en faktura, kvittering eller kreditnota, skal følgende oplysninger være med:
- Udsteders navn og CVR-nummer: Dette sikrer, at bilaget stammer fra en registreret virksomhed.
- Fakturanummer og udstedelsesdato: Fakturaer skal have et unikt nummer og en dato, der gør det muligt at spore transaktionen.
- Momsbeløb: Momsen skal tydeligt fremgå som en separat post på fakturaen eller kvitteringen.
Disse oplysninger sikrer, at bilaget opfylder bogføringslovens krav og kan bruges ved regnskab og momsfradrag.
Hvordan opbevarer du dine købsbilag korrekt?
For at dine købsbilag skal forblive gyldige, er det vigtigt, at de opbevares korrekt. I dag er digital bogføring blevet normen, og det er vigtigt at sikre, at dine elektroniske bilag opbevares sikkert og er tilgængelige i mindst fem år. Dette gælder både for fysiske bilag, der er blevet digitaliseret, og for elektroniske fakturaer.
Hos AccountView kan vi hjælpe dig med at digitalisere din bogføring og sikre, at dine købsbilag er korrekt opbevaret.
Konsekvenser af ugyldige købsbilag
Hvis dine købsbilag ikke opfylder kravene, risikerer du at miste retten til momsfradrag eller at få bøder ved en kontrol fra myndighederne. Det er derfor afgørende, at du sikrer, at alle bilag er gyldige og opfylder kravene. Har du modtaget en faktura, der mangler vigtige oplysninger, bør du straks kontakte leverandøren for at få den rettet.
Hvad gør du, hvis du modtager et ugyldigt købsbilag?
Hvis du modtager et bilag, der ikke overholder de nødvendige krav, skal du bede leverandøren om at udstede en korrekt faktura eller kvittering. Det er bedre at få det rettet med det samme end at risikere problemer senere, når du skal bruge bilaget til momsfradrag.
Konklusion
Hvilke typer købsbilag er gyldige? Gyldige købsbilag inkluderer fakturaer, kvitteringer og kreditnotaer, der opfylder specifikke krav til indhold som CVR-nummer, fakturanummer og momsbeløb. Det er vigtigt at opbevare alle bilag korrekt, så de kan bruges ved momsfradrag og kontrol fra myndighederne. Download vores gratis håndbog for at lære mere om korrekt bogføring, eller kontakt Alexander for personlig rådgivning
