Denne blog forklarer, hvordan du korrekt opbevarer regnskabsbilag digitalt, så du overholder bogføringsloven og sikrer, at dine data er sikre og tilgængelige. Vi ser på de bedste praksisser for digital opbevaring og de krav, loven stiller til virksomheder.
Hvordan opbevarer man regnskabsbilag digitalt?
At opbevare regnskabsbilag digitalt betyder, at alle økonomiske dokumenter, som fakturaer, kvitteringer og andre relevante bilag, skal gemmes i et digitalt format. Dette er ikke blot en praktisk løsning, men også et lovkrav, som hjælper med at sikre, at alle nødvendige oplysninger er let tilgængelige og beskyttede mod tab eller skader. For at sikre korrekt opbevaring er det vigtigt at følge bestemte retningslinjer.
For at opbevare regnskabsbilag digitalt korrekt, skal virksomheder følge visse krav og bedste praksisser:
- Sikkerhed: Beskyt bilagene med kryptering og adgangskontrol for at forhindre uautoriseret adgang.
- Organisering: Bilagene skal organiseres på en måde, der gør dem nemme at finde og gennemgå.
- Backups: Regelmæssige sikkerhedskopier sikrer, at bilagene ikke går tabt ved tekniske fejl.
- Langtidsopbevaring: Bilag skal opbevares i mindst fem år, som krævet af bogføringsloven.
Sikkerhed ved digital opbevaring
Sikkerhed er en af de vigtigste faktorer ved digital opbevaring af regnskabsbilag. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 skal virksomheder anvende stærke sikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering af data og brug af adgangskontrol. Dette beskytter bilagene mod uautoriseret adgang og sikrer, at kun autoriserede personer har adgang til de følsomme oplysninger. Derudover bør virksomheder implementere regelmæssige sikkerhedskontroller for at sikre, at deres systemer forbliver sikre over tid.
Organisering af regnskabsbilag
For at lette fremtidig revision og kontrol skal regnskabsbilag være korrekt organiseret. Det betyder, at bilagene skal kategoriseres og gemmes på en logisk måde, så de er nemme at finde og gennemgå. Accountviews Håndbog 2024 anbefaler, at virksomheder bruger et digitalt bogføringssystem, der muliggør nem sortering og søgning af bilag efter dato, type eller anden relevant kategori. Dette hjælper med at sikre, at virksomheden hurtigt kan fremskaffe de nødvendige dokumenter ved en eventuel kontrol.
Backups og databeskyttelse
Regelmæssige sikkerhedskopier er afgørende for at sikre, at dine regnskabsbilag ikke går tabt ved tekniske fejl eller cyberangreb. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 bør virksomheder have en fast plan for, hvordan og hvor ofte data skal sikkerhedskopieres. Det anbefales at opbevare sikkerhedskopier på flere forskellige fysiske og digitale steder for at minimere risikoen for tab. Automatiserede backup-løsninger kan hjælpe med at sikre, at alle bilag opbevares sikkert og kontinuerligt opdateres.
Tjek datatilsynet for mere information om retningslinjerne for datasikkerhed.
Langtidsopbevaring af bilag
Bogføringsloven kræver, at regnskabsbilag opbevares i mindst fem år. Dette gælder også for digitalt opbevarede bilag. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 skal virksomheder sikre, at deres digitale opbevaringssystemer understøtter langtidsopbevaring, og at bilagene forbliver tilgængelige og læsbare gennem hele perioden. Det er også vigtigt at sikre, at formatet på de digitale bilag ikke bliver forældet, hvilket kan kræve periodisk opdatering af filformaterne.
Konklusion
Digital opbevaring af regnskabsbilag er en essentiel del af moderne bogføring. Ifølge Accountviews Håndbog 2024 bør virksomheder fokusere på sikkerhed, organisering, regelmæssige sikkerhedskopier og langtidsopbevaring for at overholde lovkravene og beskytte deres data. Ved at følge disse retningslinjer kan virksomheder sikre, at deres regnskabsbilag er korrekt opbevaret og tilgængelige, når de skal bruges. For mere information om korrekt digital opbevaring af regnskabsbilag, kan du downloade vores håndbog eller kontakte Alexander for personlig rådgivning.
