Sælger du varer via en webshop, eller udsteder du mange fakturaer i din servicevirksomhed, ved du, hvor tidskrævende det er at bogføre hvert enkelt salg manuelt. Med automatisk bogføring af salg overføres ordrer, fakturaer og betalinger direkte fra din shop eller dit fakturasystem til regnskabsprogrammet. Hos Accountview sætter vi automatikken op, tjekker den løbende og sørger for, at moms og bilag er på plads. Så kan I bruge tiden på at sælge mere.
Hvad ligger der i automatisk bogføring af salg?
Automatisk bogføring af salg består typisk af tre elementer. Først en integration mellem din webshop eller dit fakturasystem og regnskabsprogrammet. Dernæst en bankintegration, der matcher indbetalinger mod fakturaer. Endelig et sæt regler, der placerer indtægter, moms og fragt på de rigtige konti i kontoplanen.
De mest udbredte integrationer i Danmark forbinder e-conomic, Dinero og Billy med Shopify, WooCommerce, Prestashop, Magento, Storebuddy og en række branchespecifikke løsninger. Servicevirksomheder bruger typisk fakturamoduler i selve regnskabsprogrammet, hvor abonnementer, projektfakturaer og betalingslinks kører automatisk.
Fordele du kan mærke i hverdagen
Selv en lille automation frigør tid og reducerer risikoen for fejl. De typiske gevinster er:
- Færre timer på manuel indtastning af ordrer og fakturaer
- Løbende opdateret momsregnskab i takt med salgene
- Automatisk match mellem indbetalinger og fakturaer
- Bedre overblik over dækningsbidrag pr. produkt eller kunde
- Færre fejl i bogføringen ved refusion, kreditnota og gavekort
Har jeres webshop 30 ordrer om dagen, kan tidsbesparelsen alene være flere hundrede kroner om ugen, når man regner den ansattes eller ejerens tid med.
Sådan sætter Accountview automatikken op
Vi begynder med en kort behovsanalyse. Hvor mange salg har I om dagen, hvilken shop bruger I, og hvordan modtager I betalinger via Stripe, MobilePay Business, Klarna eller kortterminal? Svarene styrer valget af integration.
Vi tilbyder:
- Valg og opsætning af integration mellem shop og regnskabsprogram
- Kontoplan tilpasset webshop eller servicevirksomhed
- Regler for moms, EU-salg, salg til privatpersoner og B2B
- Håndtering af kreditnotaer, refusioner og gebyrer fra betalingsudbyder
- Månedlig kvalitetstjek, hvor vi verificerer, at data flyder korrekt
I får én fast rådgiver, klar pris og adgang til svar på 92 procent af alle mails inden for et døgn. Er I flere om jeres shop, sætter vi adgang op til både jer og os, så alle kan følge med i tallene.
Særlige forhold ved den nye bogføringslov
Den digitale bogføringslov stiller krav om, at bogføringen sker i et digitalt system, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Kravet indfases i etaper for både selskaber og enkeltmandsvirksomheder, afhængigt af omsætning. Automatisk bogføring af salg passer perfekt ind i loven, fordi bilagene arkiveres digitalt, og bogføringen sker i et godkendt program. Vi tjekker, hvilken frist der gælder for jer, og sørger for, at I er klar i god tid.
Hvornår giver det ekstra god mening?
En webshop, der modtager mere end 20 ordrer om ugen, mærker gevinsten ved automatisering hurtigt. Det samme gør en konsulent- eller SaaS-virksomhed med tilbagevendende faktureringer, hvor systemet kan overtage både udsendelse, opfølgning og bogføring. For helt små virksomheder med få salg om måneden er den manuelle bogføring stadig en mulighed, men også her har mange glæde af at få den automatiserede opsætning på plads fra start, så processen skalerer, når kunderne kommer til.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan håndteres udenlandske ordrer og valuta i den automatiske bogføring?
Integrationer omregner typisk salg i fremmed valuta til danske kroner ud fra dagens kurs. Momsen håndteres via EU-salg uden moms eller OSS-ordningen for privatsalg til EU-lande. Vi opsætter dette efter jeres shop og kundegrupper, så bogføringen matcher reglerne, uanset om ordren kommer fra Sverige, Tyskland eller USA.
Hvad gør jeg, hvis en kunde kræver refusion, efter beløbet er bogført som salg?
En refusion oprettes som en kreditnota i shoppen og synkroniseres derefter til regnskabsprogrammet. Bilaget knyttes til den oprindelige ordre, momsen tilbageføres, og bankposten matches mod udbetalingen. Vi opsætter reglerne, så processen sker uden manuelt arbejde.
Kan jeg selv følge med i, om automatikken kører korrekt?
Ja, både regnskabsprogrammer og integrationsudbydere har dashboards, hvor I kan se antal ordrer, fejlbeskeder og synkroniseringer. Vi sender desuden et månedligt statusnotat med kort gennemgang af salg, moms og fejlbilag, så I altid ved, hvor tallene står.
Vil du have automatik og en rådgiver, der holder øje med kvaliteten? Lad os tage en kort snak om jeres webshop eller fakturasystem.
